Все собираются в гости. Добавить в календарь

Содержание

Как пригласить гостей на мероприятие в Календаре

В Google Календаре на мероприятие можно пригласить не только пользователей Календаря, но и любого человека, у которого есть адрес электронной почты.

Как пригласить гостей

  1. Откройте Google Календарь на компьютере.
  2. Нажмите на мероприятие .
  3. В разделе «Гости» справа начните вводить имя человека и выберите пользователя из списка контактов. Если человека нет в вашем списке контактов, введите его адрес электронной почты.
    Чтобы сделать присутствие необязательным, рядом с именем приглашенного нажмите на значок . Если этого значка нет, наведите указатель на имя гостя.
  4. Выберите остальные параметры мероприятия и нажмите Сохранить.

В результате все добавленные вами люди получат приглашения по электронной почте.

Нельзя добавлять участников в мероприятия, которые автоматически создаются из входящих сообщений в Gmail.

Дополнительные возможности

Приглашение тех, у кого нет Google Календаря

На мероприятие можно пригласить даже тех, у кого нет Google Календаря. Для этого выполните описанные выше действия и пригласите нужных людей, указав их адреса электронной почты.

Гости получат по электронной почте приглашение, в котором смогут сразу дать ответ: Да, Нет или Может быть.

Приглашение через Google Группы

На мероприятие можно пригласить сразу несколько человек через Google Группы. Для этого следуйте инструкции выше и вместо отдельных пользователей укажите адрес группы. Подробнее…

Выбор удобного времени для встречи

Если пользователь открыл доступ к своему календарю или является сотрудником вашей организации или учебного заведения, вы можете посмотреть, когда он свободен.

  1. Откройте Google Календарь на компьютере.
  2. В левой части страницы нажмите Поиск людей.
  3. Начните вводить имя человека, с которым хотите организовать встречу, и выберите этого человека.
  4. В левом верхнем углу экрана нажмите на .
  5. Нажмите Предлагаемое время. Если приглашаемый участник предоставил вам доступ к своему календарю, вы сможете посмотреть его свободное время.

Если гости находятся в разных часовых поясах

Если гость находится в другом регионе и у вас есть доступ к его календарю, вверху страницы под его именем будет указано время начала мероприятия в его часовом поясе (определяется настройками в календаре гостя). Подробнее о предоставлении доступа к календарю…

Как переслать приглашение из календаря

Важно! Если вы перешлете свое приглашение, получатель сможет видеть актуальные сведения о встрече и в любой момент изменить ваш ответ на приглашение.

Если у вас есть разрешение добавлять гостей мероприятия, то вы можете пересылать приглашение другим гостям по электронной почте. Если новые гости будут отвечать на приглашение, они будут добавляться в список гостей. Они также смогут приглашать других.

Если вы не хотите, чтобы гости могли приглашать других, нужно изменить мероприятие так, чтобы в разделе «Гости могут» был снят флажок «приглашать других гостей».

Как отследить ответы на приглашение

С помощью ссылок «Да», «Нет» и «Может быть» пользователи могут прямо в письме ответить на ваше приглашение.

Чтобы посмотреть ответы приглашенных, просто нажмите на мероприятие в календаре. Вы увидите статусы ответов, список участников и другие сведения.

Устранение неполадок

Ограничение числа приглашаемых гостей

На одно мероприятие можно пригласить не больше 200 человек.

Чтобы обойти это ограничение, воспользуйтесь Google Группами. С их помощью на мероприятия можно приглашать до 100 000 участников. Подробнее…

Читать еще:  Какими были русские русалки. Упоминания о русалках в истории

Приглашение не получено

Если гость не получил приглашение:

  • Попробуйте удалить его из списка и добавить снова. Приглашение будет отправлено повторно.
  • Попросите его проверить папку «Спам» в своем электронном ящике.
  • Уточните, не отказался ли он от получения уведомлений календаря по электронной почте. Если этот человек использует Google Календарь, ему нужно проверить настройки оповещений на компьютере.

Ошибки в автоматически подобранном времени

Система подбирает время с учетом свободного и рабочего времени всех приглашенных участников.

Если кто-то из гостей неверно задал свои рабочие часы, система не сможет подобрать оптимальное время для мероприятия.

15 фишек «Google Календаря», которые стоит использовать на полную

Применяйте горячие клавиши, добавляйте места встречи и скрывайте личные события.

1. Создавайте отдельные календари для разных нужд

По умолчанию Google предоставляет вам только один календарь, в котором и скапливаются все ваши мероприятия. Если вы будете активно им пользоваться, то рабочие задачи и встречи, домашние дела и личные события перемешаются и превратятся в настоящую свалку.

Поэтому лучше создавать несколько календарей под разные типы событий. Для этого нажмите на значок шестерёнки сверху и зайдите в настройки. Там выберите опцию «Добавить календарь» → «Создать календарь». Укажите название и, если это необходимо, описание. Так можно будет держать рабочие дела в одном календаре, расписание тренировок — в другом, дни рождения — в третьем и так далее.

2. Подписывайтесь на календари коллег

Иногда нам нужно следить за тем, чем занимаются наши друзья или коллеги. Если они используют «Google Календарь», вы можете добавлять их календари к себе и отслеживать, какие события там появляются.

На боковой панели слева найдите строку с надписью «Поиск людей». Введите туда имя или адрес электронной почты вашего знакомого. В появившемся всплывающем окне нажмите «Запросить доступ», и человек получит сообщение с просьбой разрешить просмотр его календаря. Когда он подтвердит ваш доступ, созданные им события будут отображаться у вас в разделе «Другие календари».

3. Выбирайте для встречи время, которое устроит всех

Вам нужно организовать встречу с коллегами или посиделки с друзьями, но никак не удаётся подобрать время, когда все будут свободны? Вместо того чтобы рассылать приглашения, воспользуйтесь функцией «Найти время».

Создайте новое событие и нажмите на кнопку «Другие параметры». На открывшейся странице выберите вкладку «Найдите время». В поле «Добавьте гостей» справа введите имена людей, которых вы хотите пригласить, — Google позволяет добавить до 20 человек. Перед вами появятся их события. Если у кого-то что-то запланировано, он будет помечен как «Занят». Остаётся только отыскать для встречи время, когда все свободны.

Читайте также

4. Скрывайте личные события

Допустим, вам нужно провести встречу конфиденциального характера. И вы не хотите, чтобы весь офис увидел, куда вы собираетесь. Для этого нужно пометить встречу как «Личную». Тогда информацию о ней увидят только те, кому вы позволили редактировать (а не только просматривать) ваш календарь.

Создайте мероприятие и зайдите в «Другие параметры». Нажмите на кнопку «Настройки приватности по умолчанию» и выберите вариант «Личное». Всё, теперь посторонние не увидят, где, с кем и в какое время вы встречаетесь. Если ваш календарь открыт для других, во время приватного мероприятия в нём просто появится пометка «Занят», без деталей.

5. Добавляйте видеовстречи

Вместо того чтобы рассылать свой логин Skype или Google Hangouts всем коллегам, можно вставить ссылку на видеоконференцию прямо в событие календаря. Для этого при создании мероприятия в «Других параметрах» нажмите на кнопку «Добавить видеоконференцию». Когда время встречи настанет, приглашённым будет предложено созвониться в Google Hangouts.

Прочтите

6. Прикрепляйте вложения

Зачастую на совещаниях или конференциях нужен доступ к какому-нибудь документу, для изучения которого все и собрались. «Google Календарь» позволяет прикреплять файлы и документы непосредственно к событию. Так все приглашённые участники будут иметь к ним простой и быстрый доступ.

Выберите нужное событие и нажмите на кнопку со значком карандаша, чтобы отредактировать его. В пункте «Описание» кликните на значок скрепки и загрузите все необходимые файлы. Их можно брать со своего компьютера или добавлять из облака Google Drive.

7. Включите мировые часы

Функция «Мировые часы» в «Google Календаре» очень полезна, если вы работаете с удалёнными сотрудниками, разбросанными по всему свету. С её помощью вы легко сможете узнавать, какое у них время, прямо из интерфейса.

Откройте «Настройки», нажав на соответствующий пункт в меню с шестерёнкой сверху. Найдите сбоку «Мировые часы». Включите опцию «Показывать мировые часы», а затем добавьте города, где живут ваши коллеги. И их местное время будет отображаться на боковой панели.

8. Оповещайте приглашённых по электронной почте

Иногда надо сообщить приглашённым на встречу, чтобы они что-то сделали — например, захватили с собой ноутбуки или ознакомились заранее с какими-нибудь материалами. Можно, в принципе, написать об этом в замечаниях к событию, но надёжнее привлечь внимание людей электронным сообщением.

Читать еще:  К чему снится размен квартиры. Сонник: к чему снится Чаша

Для этого откройте предстоящее событие и нажмите на значок с конвертом. И вам будет предложено написать сообщение, которое разошлётся всем приглашённым участникам.

9. Добавляйте конкретные места встречи

Плюс запланированных в «Google Календаре» мероприятий в том, что к ним можно прикреплять ссылки на «Google Карты». Так вам не придётся созваниваться или списываться с участниками встречи и долго и нудно объяснять им, как проехать туда-то и туда-то.

Зайдите в параметры встречи и найдите поле «Где». Введите туда адрес, и Google найдёт его. Теперь, когда приглашённый откроет событие, он сможет нажать на адрес и увидеть место встречи на карте.

Узнайте ✅

10. Добавляйте интересные календари

Google позволяет подписываться на так называемые интересные календари. В них можно посмотреть, например, расписание праздников в вашем регионе, события из мира спорта или фазы Луны.

Найдите на панели слева раздел «Другие календари» и нажмите на значок «+». В открывшемся меню выберите «Интересные календари». Пометьте галочками те, на которые хотите подписаться, и они появятся в вашем графике.

11. Делитесь своими календарями

При необходимости вы можете сделать так, чтобы другие пользователи смогли просматривать (или даже редактировать) ваши календари. Это полезно, если вы управляете командой коллег и хотите, чтобы они знали о всех грядущих мероприятиях. Или вы студент и создали для одногруппников расписание лекций.

Наведите курсор на нужный календарь на панели слева и нажмите на троеточие. Выберите пункт «Настройки и общий доступ». В открывшемся меню, в разделе «Разрешения на доступ», можно сделать календарь общедоступным (для всех пользователей Сети), добавить отдельных знакомых (для этого вам понадобится их адрес почты) либо скопировать ссылку на календарь, которую потом следует разослать любым удобным способом.

12. Используйте горячие клавиши

Работать с клавиатурой можно быстрее и эффективнее, чем водить курсором мыши. «Google Календарь» обладает изрядным количеством хоткеев, с полным списком которых можно ознакомиться здесь. Вот самые полезные из них:

  • c — создать новое событие.
  • Backspace или Delete — удалить событие.
  • / — перейти к строке поиска.
  • Цифры от 1 до 6 — переключить вид календаря: день, неделя, месяц, год, повестка дня.
  • t — перейти на сегодняшний день.
  • k или p — прокрутить календарь к предыдущему диапазону дат. То есть, если у вас календарь в режиме просмотра месяца, он прокрутится на предыдущий месяц. Если в режиме дня — на предыдущий день и так далее.
  • j или n — прокрутить календарь к следующему диапазону дат.

Посмотрите ⌨️

13. Перетаскивайте события

Если вы создали событие, но промахнулись днём или временем суток, необязательно залезать в настройки мероприятия и набирать цифры вручную. Схватите событие и перетащите его на нужный день или время — так быстрее будет.

14. Используйте «Google Задачи»

«Google Задачи» — простенький менеджер дел, интегрированный прямо в «Google Календарь». Чтобы открыть их, нажмите на синий значок на панели справа и увидите список ваших тасков. Тут не так много функций, как в каком-нибудь Wunderlist, зато «Google Задачи» всегда перед глазами.

Добавлять новые дела, редактировать их, назначать им срок исполнения и периодичность повтора можно как через панель в веб-интерфейсе, так и через мобильное приложение от Google.

10 полезных функций Google Календаря, которые вы могли игнорировать

Представительница команды HubSpot Джинни Минео активно пользуется Google Календарем и собрала несколько полезных функций, которые могут пригодиться как индивидуальным, так и корпоративным юзерам. Изучайте и берите на заметку.

Создавайте отдельные календари для разных целей

Когда вы только начинаете пользоваться Календарем, у вас есть всего один календарь – он обозначен вашим именем на левой боковой панели инструмента.

Если вы хотите использовать свой календарь для нескольких целей, например, для планирования рабочего времени или создания повторяющихся напоминаний, то у вас для этого есть только одна вкладка. Однако это может быть не очень удобно, так как все эти задачи будут отображаться в одном окне. Это может привести к тому, что важные неповторяющиеся задачи потеряются в потоке рутинных действий.

Чтобы таких неурядиц не возникало, нужно просто создать отдельные календари под разные задачи. Сделать это просто: нужно только нажать кнопку «Добавить календарь» (над вашим именем в левой боковой панели), придумать название и нажать на кнопку «Создать календарь»:

Важно: вы можете менять цвета календарей, чтобы было легче отслеживать, что необходимо сделать в тот или иной день.

Планируйте встречи при помощи функции «Предлагаемое время»

Пробовали когда-нибудь организовать встречу с несколькими сильно занятыми людьми одновременно? Тогда вы наверняка знаете, как это непросто, учитывая все пересечения в расписании группы. Но Google Календарь может помочь.

Читать еще:  Видеть себя во сне с другим лицом. «Сонник Лицо приснилось, к чему снится во сне Лицо

Чтобы найти время, которое устроит всех, добавьте участников будущей встречи в мероприятие. Для этого нажмите на «Создать», после чего откроется страница, где можно будет выбрать время, подходящее для всех.

Важно: у потенциальных участников встречи должен быть аккаунт в Google и заполненное расписание в Календаре соответственно. Кроме того, Календари гостей должны быть в открытом доступе для организатора встречи.

Добавьте Google Hangout

Google Hangout – это приложение от Google для проведения видеоконференций. Если не все участники встречи могут присутствовать на ней лично, можно организовать удаленное общение при помощи приложения Google. Сделать это просто, достаточно нажать кнопку «Добавить видеоконференцию» в меню встречи.

Приложите все необходимые материалы

Рабочие встречи зачастую предполагают разбор какой-либо проблемы или обсуждение плана. И тут не обойтись без дополнительных материалов, которые потребуются всем участникам.

Чтобы не высылать все необходимое отдельным письмом, добавьте материалы непосредственно в мероприятие. Это поможет избежать задержек и путаницы во время встречи.

Чтобы сделать это, необходимо нажать на значок скрепки при создании мероприятия.

После нажатия на значок откроется специальное меню. К встрече можно добавлять как сторонние материалы, так и те, что хранятся на Google Диске организатора.

Укажите рабочие часы

У всех нас разное рабочее расписание. Кто-то сидит в офисе с 9 до 6 вечера, а у кого-то плавающий график. Иногда происходит так, что эти два мира сталкиваются. Если вы работник с нестандартным расписанием, которое не может запомнить никто из ваших коллег, то этот пункт для вас.

«Рабочие часы» – это функция, которая уведомляет других пользователей, пытающихся назначить вам встречу во внеурочное время, о вашем расписании. Иными словами, если вы работаете с 15:00 до 21:00, а вас хотят пригласить на мероприятие, которое пройдет в 13:00, то организатор получит сообщение, в котором будет указано, что ваши рабочие часы начинаются в 15:00.

Чтобы указать свое рабочее время, необходимо открыть меню настроек в верхнем правом углу, после чего в разделе «Общее» выбрать «Рабочее время» и указать нужные вам часы.

Важно: данная функция доступна только тем, кто пользуется учебным или бизнес-аккаунтом.

Укажите место встречи

Вопросы логистики для многих оказываются довольно сложными. Предположим, вы назначили встречу в кафе Starbucks. Однако в вашем городе может быть несколько таких точек, и участники мероприятия вполне могут перепутать локацию.

В Google Календаре можно указать конкретное место встречи, с адресом. А все участники легко могут найти его с помощью Google Карт.

Добавить место можно в меню встречи:

Укажите интервалы встреч

Данная функция доступна только для корпоративных и учебных аккаунтов Google и позволяет указывать интервалы, когда вы можете встретиться с коллегами.

Чтобы воспользоваться функцией, необходимо открыть свой календарь и кликнуть по любому интервалу календарной сетки. Во всплывающем окне нужно будет выбрать опцию «Интервалы для встреч».

Интервалами для встреч можно делиться с коллегами. Для этого потребуется кликнуть по интервалу и выбрать «Изменить мероприятие», после чего нужно открыть календарь. Затем необходимо скопировать URL страницы календаря из адресной строки браузера и отправить ссылку всем, кого вы хотите уведомить о возможности назначать встречи в этот период.

Добавляйте интересные календари

Google Календарь позволяет следить за различными событиями из мира спорта, праздниками и даже фазами луны. Чтобы добавить себе один из таких календарей, необходимо нажать на «Добавить календарь» на левой боковой панели инструмента и выбрать «Интересные календари».

Делитесь календарем с другими пользователями

Google Календарь позволяет контролировать, кто может видеть ваше расписание, а также дает возможность выбрать, могут ли сторонние пользователи вносить в него правки.

Чтобы открыть другим пользователям доступ к своему календарю, необходимо кликнуть по кнопке настроек в левом боковом меню:

В открывшемся меню можно будет выбрать один из следующих вариантов:

  • Сделать календарь публичным.
  • Предоставить доступ отдельным пользователям.
  • Настроить уведомления о мероприятии.

После того, как вы выберете нужные варианты, можно будет вернуться к календарю – все настройки сохранятся автоматически.

Используйте быстрые клавиши

Да, они работают и в Google Календаре и значительно упрощают работу, если их запомнить или держать под рукой открытый список. Например, чтобы создать мероприятие, вам потребуется только нажать клавишу «c», а «t» откроет сегодняшний день. С полным списком можно ознакомиться в Справке.

Заключение

Google Календарь – отличный выбор как для новичка, так и для опытного пользователя различных планировщиков задач. Однако если вам по какой-то причине захочется разнообразия, всегда можно выбрать новый сервис. Например, один из тех, что были рассмотрены в этой статье.

Источники:

http://support.google.com/calendar/answer/37161?co=GENIE.Platform=Desktop&hl=ru
http://lifehacker.ru/google-kalendar/
http://www.likeni.ru/analytics/10-poleznykh-funktsiy-google-kalendarya-kotorye-vy-mogli-ignorirovat/

Ссылка на основную публикацию
Статьи на тему:

Adblock
detector